5 Learnings van de KFIS Event Fundraising

Op 10 november vond de KFIS Event Fundraising plaats, een inspiratiesessie over fondsenwervende evenementen voor en met onze klanten. Tijdens deze sessies komen altijd interessante learnings aan bod, waarvan we er vijf met je delen in dit blogartikel.

1. Het betrekken van partners loont
Anna Woldring deelde in de sessie haar learnings van de EpilepsieLoop met ons. Uit noodzaak betrok EpilepsieNL haar partners bij het organiseren bij het event en met succes: zij hielpen niet alleen bij het werven van deelnemers en donateurs, maar regelden ook de locatie voor het evenement. Hiermee werd het EpilepsieNL team enorm ontlast. Partners kun je dus goed inschakelen voor meer dan alleen hun financiële bijdrage.

2. Het benoemen van de ‘bijeffecten’ van het meedoen aan het evenement zorgt voor meer betrokken deelnemers
Deelnemers werven is soms lastig. Het beantwoorden van de ‘What’s in it for me?’ vraag helpt bij het werven van meer deelnemers en zorgt bovendien voor meer betrokken deelnemers. In het voorbeeld van de EpilepsieLoop zijn de bijeffecten bijv. contact met lotgenoten, onderzoekers en farmaceuten. Fijn voor de deelnemers en daarnaast voor het creëren van awareness.

3 Teamcaptains kunnen je helpen om meer deelnemers te werven
In België is het werven van deelnemers ook de grootste uitdaging. Cara Allonsius van Vluchtelingenwerk Vlaanderen deelde haar ervaringen met ons platform. Dit jaar werkte zij voor het eerst met Kentaa om de Refugee Walk Vlaanderen tot een succes te maken. Bij het werven van deelnemers is er gefocust op het werven van teamcaptains, die op hun beurt teamleden zochten; een slimme Member get Member truc. Ook bij de fondsenwerving zijn teamcaptains vaak gemotiveerd om hun team goed te laten presteren. Een tweede focus lag op het werven van terugkerende deelnemers. Daarover schreven we een whitepaper, Terugkerend Succes met Fondsenwervende Evenementen, gratis te downloaden op onze whitepaper pagina.

Zie de Refugee Walk case voor meer inzichten van Cara.

4. Voor draagvlak vanuit jouw organisatie moet je je best doen
Als fondsenwerver heb je er soms een hele kluif aan om de rest van het team te betrekken bij je fondsenwervend evenement. Maar fijn is het wel, als dat draagvlak er is. Uit de discussie tijdens de KFIS bleek dat dat niet vanzelf gaat. De tips: plan van tevoren update momenten in waarop je het team vertelt hoe het loopt. Door de momenten te plannen, creëer je een verwachting en daarmee meer interesse. En zoek binnen je eigen organisatie vrijwilligers om je te helpen. Goed voor het event én het draagvlak.

5. Inschrijfgeld, minimum sponsorgeld en streefbedragen… iedereen denkt er anders over
Het al dan niet vragen van inschrijfgeld bij je fondsenwervende evenement is een keuze die iedere organisatie zelf moet maken. Net als het vaststellen van een minimumbedrag aan sponsorgeld dat deelnemers moeten ophalen. De meningen hierover verschillen: de één vindt het verplichte karakter moeilijk, de ander ziet juist voordelen. Inschrijfgeld zorgt er wel voor dat deelnemers ook echt komen; er zijn dus minder no-shows. Het kan ook een deel van de kosten dekken. Een andere optie is om juist je partners daarvoor in te schakelen (bijvoorbeeld met matchfunding) en de opbrengsten van het event juist te besteden aan je doel.